Outlook

La moitié de la relation client se trouve dans une boîte à laquelle personne d'autre n'a accès

Un client pose une question. La réponse part de la boîte personnelle de la conseillère. Les deux font partie de la relation, et les deux sont invisibles pour tous les autres. Celui qui reprend le dossier plus tard repart de zéro.

Pendant ce temps, la liste complète des collaborateurs existe déjà — dans l'annuaire Microsoft 365. Pour les envois internes, elle est malgré tout reconstituée à la main, parce qu'elle manque dans la plateforme marketing.

L'interface Outlook pour Caymland M4 répond aux deux, en deux volets indépendants l'un de l'autre.

Premier volet: le complément dans la boîte

Un complément Outlook que votre informatique déploie une fois, de manière centralisée. Chaque personne dispose ensuite de deux boutons.

• À la rédaction: un interrupteur, «Enregistrer dans Caymland M4». À l'envoi, le message est classé dans l'historique de chaque destinataire. Un destinataire encore inconnu est créé.
• À la lecture: un bouton, «Reprendre dans Caymland M4». Le courriel reçu rejoint l'historique de l'expéditeur. Cela ne compte jamais comme une ouverture.

Rien de tout cela n'est automatique. La personne décide message par message. La correspondance privée reste privée, puisqu'elle n'actionne simplement pas l'interrupteur.

Fonctionne sur Outlook dans le navigateur, sur Outlook pour Windows dans ses versions nouvelle et classique, et sur le nouvel Outlook pour Mac. L'interface suit la langue d'affichage d'Outlook, allemand ou anglais.

À propos de la mesure d'ouverture, et de sa limite

Si le message part vers un seul destinataire, la mesure d'ouverture est intégrée. Vous voyez alors si et quand il a été lu.

S'il part vers plusieurs, le courriel est classé chez chacun mais sans mesure. C'est un choix, pas une fonction manquante: Outlook envoie à tous les destinataires un seul et même corps de message. Une mesure par destinataire ne peut pas y être logée. Le faire quand même reviendrait à ce qu'une seule ouverture marque tous les destinataires comme lecteurs — avec attribution de points, déclenchement de campagnes et levée de blocages pour des personnes qui n'ont rien ouvert.

Nous préférons laisser le chiffre vide que faux.

Deuxième volet: l'annuaire comme liste de contacts

Le second volet ne nécessite ni Outlook ni utilisateur. Il tourne en arrière-plan et reprend l'annuaire Microsoft 365 de votre organisation sous forme de contacts.

Les comptes désactivés, les invités, les salles et les équipements sont ignorés. Ne restent que des personnes.

Vous définissez la correspondance. Quelle propriété de l'annuaire alimente quel champ se règle dans l'interface. Avant de décider, vous pouvez faire afficher combien de personnes remplissent réellement une propriété donnée — ce qui évite de faire correspondre un champ vide dans toute votre organisation.

Les pays sont uniformisés. «Schweiz», «SUISSE» et «CH» aboutissent à la même valeur, pour que vos analyses tiennent.

Ce qui est entretenu reste. Si l'annuaire ne fournit rien pour un champ, une donnée existante n'est pas effacée.

Les groupes deviennent des cibles

Les appartenances aux groupes peuvent être reprises comme étiquettes. Chaque liste de distribution devient ainsi une cible que personne n'entretient. Les groupes imbriqués sont résolus: qui appartient à un sous-groupe porte aussi l'étiquette du groupe parent.

Lorsqu'une personne quitte un groupe, l'étiquette disparaît au passage suivant. Pour que vos étiquettes posées à la main restent intactes, les étiquettes reprises peuvent porter un préfixe — «M365: » par exemple. Ce qui porte ce préfixe appartient à la synchronisation, le reste vous appartient.

Chaque contact repris peut en outre porter une étiquette commune. Construisez dessus un segment «tous les collaborateurs» et il se tient à jour tout seul.

Comment la synchronisation fonctionne

Sens: de Microsoft 365 vers Caymland M4. Dans les deux volets, rien n'est réécrit. Votre boîte et votre annuaire restent inchangés.

Moment: le complément transfère au moment de l'envoi, ou sur un bouton. La synchronisation d'annuaire tourne selon un calendrier, en arrière-plan.

Appariement: sur l'adresse électronique. Les contacts existants sont complétés, aucun doublon n'est créé.

Le reste vaut comme partout dans Caymland M4: toutes les données d'une personne se trouvent dans un profil, consultables, exportables et supprimables, chaque modification est journalisée, et l'exploitation en Suisse ou dans l'UE est possible.

Conditions

Pour le complément:

• Un déploiement par le centre d'administration Microsoft 365. C'est une règle de Microsoft: sans déploiement centralisé, l'enregistrement à l'envoi ne se déclenche pas
• Définir une fois un secret dans Caymland M4 et le saisir dans le volet latéral du complément

Pour la synchronisation d'annuaire:

• Un enregistrement d'application dans Entra avec le droit de lecture des utilisateurs, plus le droit de lecture des groupes pour le filtre et les étiquettes de groupe, chacun avec consentement administrateur
• Identifiant de locataire, identifiant d'application et secret enregistrés dans Caymland M4. Ils sont stockés chiffrés
• Définir la correspondance des champs et le calendrier

Avant le premier passage réel, un essai à blanc permet de compter et d'afficher un exemple de correspondance, sans rien écrire.

À quoi cela ressemble au quotidien

La conseillère part en vacances. Sa correspondance avec les clients figure sur le contact, pas dans sa boîte. Le remplaçant voit l'historique au lieu de devoir demander.

La communication interne. Le segment «tous les collaborateurs» vient de l'annuaire. Les nouveaux collègues en font partie dès la synchronisation suivante, les départs en sortent, sans que personne entretienne de liste.

Le service spécialisé. Les listes de distribution de Microsoft 365 deviennent des cibles. Le message au service externe part au service externe, défini là où cette appartenance est de toute façon entretenue.