Gestion des fichiers

Le fichier que tout le monde cherche existe en quatre versions sur trois disques

Logo_final.png. Logo_final_v2.png. Logo_final_UTILISER_CELUI_CI.png.

Toutes les entreprises connaissent cela. Et c’est plus qu’un agacement : cela veut dire qu’une ancienne liste de prix circule quelque part, que le logo d’avant la refonte figure encore dans une newsletter et que personne ne peut dire avec certitude quelle version est la bonne.

Caymland M4 donne un endroit à vos fichiers.

Images et médias pour votre communication

Tout ce qui est utilisé dans les e-mails, sur les landing pages et dans les contenus se trouve dans une médiathèque centrale.

• Classer dans une structure qui vous convient, avec recherche et aperçu.
• Remplacer plutôt que téléverser à nouveau. Vous échangez une image et elle change partout où elle est intégrée. Une seule opération au lieu d’une chasse au fichier.
• Traçabilité des usages. Avant de supprimer, vous voyez partout où un fichier est utilisé. Ainsi, des images ne disparaissent plus de pages dont personne n’avait connaissance.
• Renommer sans casser les références.
• Disponible directement dans l’éditeur, au lieu de téléverser chaque fois depuis votre ordinateur.

Des documents qui appartiennent à des contacts et à des entreprises

Contrats, offres, procès-verbaux, justificatifs. Ces documents n’ont pas leur place dans un dépôt général, mais auprès du client concerné.

• Rattachement aux contacts et aux entreprises, pour que tout se trouve au bon endroit.
• Versions, pour que le travail reste traçable et que les états antérieurs ne se perdent pas.
• Informations complémentaires comme le type, la validité ou la responsabilité, sur lesquelles vous pouvez filtrer.
• Droits d’accès, pour que tout le monde ne voie pas tout.
• Édition dans le navigateur pour les documents bureautiques via des services connectés, sans télécharger puis téléverser à nouveau.

Des téléchargements que vous pouvez analyser

Certains fichiers font partie de votre marketing : le livre blanc, la brochure, la documentation technique.

Vous mettez ces fichiers à disposition de manière ciblée et vous voyez ensuite non seulement combien de fois ils ont été téléchargés, mais par qui. Chaque téléchargement arrive dans la chronologie du contact, attribue des points si vous le souhaitez et peut déclencher une automatisation.

Un PDF devient ainsi un signal : qui télécharge la documentation technique n’est pas à la même étape que qui consulte la brochure institutionnelle.

L’emplacement de stockage selon vos règles

Les fichiers peuvent résider localement dans le système ou dans un stockage cloud connecté. Pour de grands volumes de médias ou une infrastructure de stockage existante, c’est la différence entre « cela fonctionne » et « cela fonctionne bien ».

À quoi cela ressemble au quotidien

La refonte de marque. Le nouveau logo est remplacé une seule fois. Tous les modèles d’e-mail, les landing pages et les contenus l’affichent immédiatement. Personne n’a à reprendre trente modèles.

L’offre. La proposition se trouve auprès du contact, dans sa version actuelle, avec les états précédents à côté. Même quand le conseiller responsable est absent.

Le livre blanc. Au bout de trois semaines, l’analyse montre quelles entreprises ont consulté la documentation. La vente sait où appeler.