Gestion des contrats

Le contrat le plus cher est celui auquel personne n’a pensé

Un contrat-cadre se reconduit tacitement pour un an, parce que le délai de résiliation est passé. Un contrat de maintenance arrive à échéance sans que personne n’ait fait de proposition de renouvellement. Une adaptation de prix est oubliée, parce qu’elle figurait dans une subordonnée en page quatre.

Le dommage vient rarement de mauvais contrats. Il vient d’échéances que personne n’avait à l’œil.

Caymland M4 gère les contrats là où se trouve aussi le client.

Des contrats au bon endroit

Un contrat appartient à un client, pas à un dossier sur un disque.

• Lié au contact et à l’entreprise, avec toutes les personnes impliquées et leurs rôles.
• Avec le type de contrat, la durée, les montants et la monnaie, pour pouvoir filtrer et analyser là-dessus.
• Avec un statut qui reflète l’état réel : en négociation, actif, résilié, échu.
• Avec des documents en plusieurs versions, pour qu’on puisse retracer quelle version s’appliquait et quand.
• Avec des notes et un historique, pour que le savoir ne reste pas chez une seule personne.
• Avec des listes de contrôle pour tout ce qui accompagne une conclusion ou un renouvellement.

Des échéances qui se signalent d’elles-mêmes

C’est là le cœur du sujet.

Vous enregistrez les durées et les échéances, et le système vous les rappelle. Pas une seule fois, mais à la cadence dont vous avez besoin : 90 jours avant au conseiller, 60 jours avant à la direction, 30 jours avant à tout le monde.

Et comme tout cela réside dans le système où tournent aussi vos campagnes, un rappel peut devenir un parcours complet : e-mail au client, tâche pour le conseiller, lettre avec proposition de renouvellement, relance, retour documenté.

Un calendrier d’échéances devient un processus qui tourne réellement.

La vue d’ensemble dont la direction a besoin

• Quels contrats arrivent à échéance au prochain trimestre?
• Quel volume est à renouveler?
• Où le processus de renouvellement a-t-il démarré et où ne l’a-t-il pas fait?
• Quels clients ont plusieurs contrats et lesquels n’en ont qu’un?
• Comment évolue notre chiffre d’affaires récurrent?

Ce sont autant de rapports et de vues de tableau de bord, et non des e-mails circulaires aux collègues.

Visible sur un tableau

Pour le travail quotidien, le portefeuille s’affiche sous forme de tableau : des colonnes pour vos phases, des cartes pour les contrats, on déplace au lieu de remplir des champs. Un coup d’œil suffit pour voir où quelque chose stagne.

À quoi cela ressemble au quotidien

Le contrat de maintenance. 90 jours avant l’échéance, le parcours de renouvellement démarre automatiquement. Le conseiller reçoit une tâche avec tout le contexte : durée écoulée, volume, interventions de service, derniers échanges. Le client reçoit une offre qui contient déjà ses chiffres.

L’appel d’offres. Les états de la négociation existent sous forme de versions. Six mois plus tard, on peut dire sans ambiguïté quelle version a été signée.

Le changement dans l’équipe. La personne qui reprend hérite non seulement des contrats, mais aussi de l’historique, des notes et des échéances à venir.