Documents

Pour chaque personne, son propre document

Après un bon entretien, il faut une suite : une brochure, une offre, une lettre. Le plus souvent, c’est finalement le PDF standard qui part, car une version personnelle coûte des heures dans Word ou dans un logiciel de mise en page. Et ensuite, personne ne sait si le document a été ouvert.

Les documents règlent cela dans Caymland M4. Vous concevez un modèle une fois, et chaque contact reçoit son propre PDF : avec ses données, aux couleurs de votre marque et avec des liens qui vous disent qui clique à l’intérieur.

Conçus dans l’éditeur de pages

Les documents naissent dans le même éditeur que vos e-mails, mais page par page : ce que vous voyez dans l’éditeur, c’est ce que le PDF imprime. Vous placez vous-même les sauts de page, et les pages sombres vont jusqu’au bord de la feuille.

• Types : brochure, offre, flyer, lettre, fiche technique et carte postale, en portrait ou en paysage.
• Modèles de départ : une brochure personnelle de dix pages (couverture, lettre personnelle, présentation, modules, témoignage, prochaines étapes et quatrième de couverture), une lettre commerciale, une carte postale et une page A4 vide.
• Importer depuis Word : un fichier Word (.docx) devient le point de départ. Textes, images et tableaux sont repris, vous finalisez la mise en page dans l’éditeur. Les lettres de publipostage existantes sont reprises comme lettres.
• Vos propres modèles se rangent à côté des modèles de départ et se retrouvent dans la galerie par type.

Aux couleurs de votre marque

Chaque document démarre dans la marque de sa catégorie : logo pour fond clair ou foncé, couleurs et polices. Avec « Appliquer la marque », vous mettez à jour les documents existants.

La lettre commerciale suit les règles de votre correspondance : champ d’adresse pour enveloppe à fenêtre, lieu et date en toutes lettres, formule d’appel, formule de politesse dans la langue du document, signature de l’interlocuteur responsable et pied de lettre avec banque, IBAN, registre du commerce et numéro de TVA.

Vous insérez directement des textes de votre CMS headless, par exemple un témoignage ou la description d’une prestation. Modifiez le texte dans le CMS, et le PDF suivant est à jour.

Personnel pour chaque contact

Dans l’aperçu, vous choisissez un contact, et le document affiche ses données. « Créer le PDF » crée son exemplaire.

• Des champs pour tout ce qui compte : les champs du contact, son entreprise et son adresse, l’interlocuteur avec téléphone, mobile et lien de réservation, la date et le lieu. La formule d’appel s’adapte, formelle ou familière.
• Modifier individuellement : si un contact a besoin d’un paragraphe à lui, ouvrez sa version dans l’éditeur sans toucher au modèle.
• Vérifié avant l’envoi : nombre de pages, liens cliquables, couche de texte, taille pour une pièce jointe et nombre de codes QR figurent pour chaque exemplaire.
• Classé chez le contact : le PDF apparaît dans son onglet « Documents » et dans son historique comme « Document créé ».
• E-mail d’accompagnement en un clic : Caymland M4 prépare un e-mail avec le PDF en pièce jointe, avec la formule d’appel et la formule de politesse de la marque. Il ne part que lorsque vous l’envoyez depuis le contact.

Chaque lien et chaque code QR appartient à une personne

Vous faites glisser l’outil QR directement de l’éditeur sur la page, dans votre couleur et avec la correction d’erreur de votre choix. À la génération, chaque lien et chaque code QR est signé pour ce contact.

Quand la personne scanne le code ou clique sur un lien, cela apparaît dans son historique comme « Lien ouvert depuis un document ». Les clics des utilisateurs connectés et ceux venant de centres de données ne comptent pas. Pour chaque document, vous voyez combien d’exemplaires ont été générés et combien ont été cliqués, et la liste des contacts retrouve exactement les personnes qui ont reçu un document ou cliqué à l’intérieur. Le papier devient un canal que vous mesurez et que vous prolongez par des campagnes.

Une série pour tout un segment

Dans l’onglet « Série », vous choisissez un segment, et Caymland M4 génère en arrière-plan l’exemplaire de chaque personne, avec ses données et ses liens personnels, exactement comme une génération unique. Vous suivez l’avancement en direct. Vous téléchargez le résultat en ZIP avec un fichier par contact ou en un seul PDF prêt à imprimer.

Avec l’assistant

L’assistant IA crée des documents, prépare une copie personnelle pour un contact ou adapte des textes. Il montre d’abord un aperçu et n’enregistre qu’après votre confirmation. Il crée une lettre à partir du modèle de lettre de votre marque et la met en forme sans toucher à vos mots. Grâce à l’interface MCP, vos propres outils d’IA le peuvent aussi.

Sûr et traçable

• Les PDF personnels ne sont jamais publics : ils sont classés chez le contact et servent de pièces jointes, sans adresse publique.
• Révisions : chaque exemplaire indique de quelle révision du modèle il provient. Si le modèle a changé depuis, vous le voyez et générez le PDF à nouveau.
• Versions : comme pour les e-mails et les pages, chaque version enregistrée est conservée.
• Droits : rôles et catégories déterminent qui peut voir, modifier ou générer des documents.

Cartes postales comprises

Les cartes postales sont un type de document à part entière : recto conçu dans l’éditeur, verso avec texte et expéditeur, générées comme image prête à imprimer pour chaque personne. Elles sont imprimées et envoyées par la poste, plus de détails sur la page Cartes postales.