EXXAS

Aus der Gruppe entfernt, und trotzdem weiter angeschrieben

In der Adressverwaltung ist die Zugehörigkeit geregelt. Wer zu welcher Gruppe gehört, wer dazugekommen ist, wer herausgenommen wurde. Dort wird gepflegt, und dort stimmt es.

Im Mailsystem stimmt es einen Tag später auch – solange nur jemand dazukommt. Das Problem sind die Entfernungen. Wer aus einer Gruppe herausgenommen wird, verschwindet in den meisten Abgleichen einfach nicht. Er wird nicht mehr geliefert, also wird er nicht angefasst, also steht er weiter im Verteiler. Und bekommt weiter Post von einer Gruppe, aus der ihn jemand bewusst herausgenommen hat.

Die EXXAS-Schnittstelle zu Caymland M4 überträgt beide Richtungen. Was neu ist, kommt dazu. Was nicht mehr geliefert wird, geht weg.

Was übertragen wird

Die Gruppen sind der eigentliche Wert. Sie werden in Caymland als Zugehörigkeit geführt und lassen sich in Segmenten, Kampagnen und Auswertungen verwenden, ohne dass jemand sie nachpflegt.

Warum Entfernungen mitkommen müssen

Ein Abgleich, der nur ergänzt, wird über die Zeit immer falscher. Er wächst, aber er korrigiert nicht. Nach zwei Jahren steht im Verteiler eine Zugehörigkeit, die es in der Quelle seit anderthalb Jahren nicht mehr gibt, und niemand kann sagen, welche.

Die gelieferte Datei gilt deshalb als vollständige Wahrheit für diesen Mandanten. Sie wird einmal gelesen und für beide Richtungen verwendet: eintragen, was neu ist, und entfernen, was nicht mehr darin steht.

Das ist kein technisches Detail. Es entscheidet darüber, ob eine Aussendung an eine Gruppe die Leute erreicht, die heute dazugehören, oder die, die irgendwann einmal dazugehörten.

Die Sicherung gegen den halben Download

Eine Schnittstelle, die auf Basis einer Datei löscht, ist nur so gut wie ihr Misstrauen gegenüber dieser Datei. Kommt die Lieferung abgeschnitten an – ein Abbruch, eine Zeitüberschreitung, ein Fehler auf der Gegenseite –, dann steht dort nicht «weniger Zugehörigkeiten», sondern es fehlt der Rest. Wer das ungeprüft anwendet, leert seinen Bestand.

Deshalb wird verglichen, bevor entfernt wird. Enthält die Lieferung weniger als vier Fünftel dessen, was wir bereits führen, wird nicht entfernt. Stattdessen wird der Fall protokolliert. Die Ergänzungen laufen trotzdem durch, denn die schaden in keinem Fall.

Im Ergebnis heisst das: ein misslungener Lauf kostet Aktualität bis zum nächsten Lauf. Er kostet nie den Bestand.

Wie die Verbindung läuft

Richtung: von EXXAS nach Caymland M4. Es wird nichts zurückgeschrieben. Ihre Adressverwaltung bleibt die führende Stelle, und sie bleibt unverändert.

Zugang: je Mandant mit eigenen Zugangsdaten. Jeder Zugang ist auf seinen eigenen Datenbestand begrenzt, und die Schnittstelle arbeitet strikt innerhalb dieser Grenze.

Takt: nach Zeitplan. Die Daten sind so aktuell wie der letzte Lauf.

Grosse Bestände. Die Lieferungen werden im Durchlauf gelesen und in Blöcken verarbeitet, nicht am Stück in den Speicher geladen. Das ist der Grund, warum auch sechsstellige Zugehörigkeitslisten durchlaufen, statt an einer Grenze zu scheitern.

Kein doppelter Lauf. Ein laufender Import wird erkannt. Startet der Zeitplan erneut, während der vorige noch arbeitet, wartet der zweite, statt sich mit dem ersten ins Gehege zu kommen.

Voraussetzungen

Auf Seite EXXAS:

• Ein Zugang zur Schnittstelle mit Benutzer und Passwort
• Die Freigabe der Bereiche, die Sie beziehen wollen

Auf Seite Caymland M4:

• Die Integration aktivieren und die Zugangsdaten hinterlegen
• Die Zuordnung der Felder einmal festlegen
• Den Zeitplan setzen

Die Gruppenstruktur wird beim ersten Lauf übernommen. Sie müssen dafür nichts vorbereiten.

So sieht das im Alltag aus

Die Gruppenaussendung. Eine Mail an eine Gruppe geht an die heutige Zusammensetzung. Nicht an die von vor zwei Jahren, ergänzt um alle, die seither dazugekommen sind.

Der Austritt. Jemand wird in der Adressverwaltung aus einer Gruppe herausgenommen. Beim nächsten Lauf ist er auch in Caymland draussen, und die nächste Aussendung geht ohne ihn.

Die Pflege an einer Stelle. Adressen werden dort gepflegt, wo sie hingehören. Caymland bildet ab, was dort steht, statt einen zweiten Bestand aufzubauen, den irgendwann niemand mehr abgleicht.