Complément Outlook

La connaissance client, là où vous répondez

L’essentiel de la communication client dans la vente et le service ne passe pas par des campagnes, mais par Outlook. Une demande arrive, quelqu’un répond, et le savoir qui en découle reste dans la boîte de cette seule personne.

C’est justement là qu’il manque ensuite : dans le profil, dans la prochaine campagne, chez la collègue qui appellera le client la semaine prochaine.

Le complément Outlook amène Caymland M4 dans la boîte de réception. À côté de chaque e-mail, vous voyez qui écrit et ce qui l’intéresse. Et en un clic, l’e-mail arrive là où il doit être.

Qui écrit, avant de répondre

Quand vous ouvrez un e-mail, le volet affiche le contact issu de Caymland M4 :

• Nom, entreprise, fonction, téléphone, localité et pays
• La phase dans laquelle il se trouve et quand il a été actif pour la dernière fois
• Ses intérêts les plus forts, en points par catégorie et dans leurs couleurs. Pas « 84 points », mais « randonnée, famille, wellness ».
• Un clic ouvre le profil complet dans Caymland M4

Vous pouvez épingler le volet pour qu’il reste ouvert pendant que vous parcourez vos e-mails. Vous ne répondez plus à l’aveugle, mais avec tout ce que votre marketing sait de cette personne.

Un e-mail, un clic, dans l’historique

« Transférer l’e-mail » enregistre un e-mail reçu dans l’historique de l’expéditeur, avec toutes les pièces jointes. Si le contact n’existe pas encore, il est créé. Si quelqu’un transfère le même e-mail une deuxième fois, aucun doublon n’est créé, et le volet indique qu’il est déjà là.

La demande arrivée dans une boîte personnelle devient ainsi une entrée que toute l’équipe voit et dont vos campagnes peuvent tenir compte.

Envoyé et enregistré

En rédigeant, vous activez le « suivi à l’envoi » pour un message. À l’envoi, tout se fait tout seul :

• Les contacts manquants sont créés.
• L’e-mail figure dans l’historique de chaque destinataire.
• Les pièces jointes sont enregistrées avec lui.
• Si l’e-mail a été ouvert, le volet l’indique plus tard. Vos propres consultations dans « Éléments envoyés » ne comptent pas.

Le suivi ne retarde jamais l’envoi. Outlook envoie l’e-mail dans tous les cas, et l’enregistrement se fait en arrière-plan.

Partout où votre équipe utilise Outlook

Le complément fonctionne dans Outlook sur le web, dans le nouvel Outlook et l’Outlook classique pour Windows et dans le nouvel Outlook pour Mac. Il remplace l’ancienne extension qui ne fonctionnait que sous Windows.

Il se met en place une seule fois, de façon centralisée : votre service informatique télécharge le manifeste depuis Caymland M4 et déploie le complément via le centre d’administration Microsoft 365 pour toutes les personnes concernées. Chacune se connecte ensuite avec son propre compte Caymland M4. Les e-mails enregistrés sont attribués à la personne qui les a transférés.

Une protection des données réfléchie

• Seulement ce que vous choisissez. Un e-mail est transféré quand vous le transférez, et un e-mail envoyé seulement si vous activez le suivi. Le reste de votre boîte reste dans Outlook.
• Aucun tiers entre les deux. Caymland M4 fournit lui-même le complément.
• Les pièces jointes ne sont accessibles que par des liens signés.
• Des droits dédiés définissent qui peut installer le complément et qui peut l’utiliser.

Le carnet d’adresses aussi

Le complément s’accompagne d’une synchronisation avec votre annuaire Microsoft 365. Elle importe les collaborateurs ou des groupes choisis comme contacts, avec des champs que vous associez vous-même. Les appartenances aux groupes peuvent devenir des tags. Vous obtenez ainsi des audiences comme « tous les collaborateurs » ou une par liste de diffusion, sans que personne n’exporte de liste. La synchronisation tourne sur le serveur, même quand personne n’a Outlook ouvert.

À quoi cela ressemble au quotidien

La conseillère voyage. Une demande de voyage de groupe arrive par e-mail. Avant de répondre, elle voit que l’expéditrice a consulté trois fois les offres familles et téléchargé la brochure randonnée. La réponse est juste, et en un clic la demande et la liste des participants sont dans le profil.

Le key account manager. Il envoie une offre directement depuis Outlook, suivi activé. Deux jours plus tard, le volet indique : ouvert. Il appelle tant que le sujet est frais.

La communication interne. L’annuaire Microsoft 365 est synchronisé chaque jour, et chaque liste de diffusion devient un tag. La newsletter des collaborateurs part vers un segment qui se tient à jour tout seul.