Funktion
Workflows
Daten zwischen Ihren Systemen bewegen, ohne Entwickler und ohne zusätzliches Automatisierungswerkzeug. Eingebaut in Caymland M4.
Kampagnen führen Menschen. Workflows führen Daten.
Startet, wann es soll.
Von Hand, nach Zeitplan, über einen Webhook, bei einem Ereignis in Caymland M4 oder aus einem anderen Workflow heraus.
Spricht mit allem.
Jedes System mit einer Schnittstelle lässt sich anbinden, für gängige Dienste stehen fertige Anschlüsse bereit.
Zeigt, was gelaufen ist.
Jede Ausführung mit Dauer, Ein- und Ausgang je Schritt und den echten Daten. Wiederholbar mit einem Klick.
Zwischen Ihren Systemen klafft eine Lücke
Ihre Kampagnen führen Kontakte durch Ihre Kommunikation. Das deckt den grössten Teil des Alltags ab, aber nicht alles.
Denn daneben stehen die Aufgaben, die mit einem einzelnen Kontakt wenig zu tun haben: Eine Bestellung aus dem Shop soll verarbeitet werden. Eine Liste aus einem Fremdsystem soll jede Nacht abgeholt werden. Ein Vorgang in einem anderen Werkzeug soll in Caymland M4 etwas auslösen. Jemand soll eine Nachricht bekommen, wenn ein Betrag eingegangen ist.
Bisher gab es dafür zwei Wege: einen Entwickler oder ein zweites Automatisierungswerkzeug, durch das Ihre Daten dann ebenfalls laufen.
Workflows sind der dritte Weg. Sie sind Teil von Caymland M4, und Ihre Daten bleiben dort.
Kampagnen führen Menschen, Workflows führen Daten
Die beiden sind absichtlich getrennt:
- Eine Kampagne entscheidet, wer wann welche Nachricht bekommt, wer in welche Phase rückt, wer Punkte sammelt. Sie denkt in Kontakten.
- Ein Workflow holt, prüft, verwandelt und übergibt Daten. Er denkt in Vorgängen.
Dass eine Automatisierung im Hintergrund nicht aus Versehen in Ihre Kundenkommunikation eingreift, ist kein Zufall, sondern so gebaut.
Was einen Workflow startet
- Von Hand, wenn Sie ihn ausführen.
- Nach Zeitplan, etwa jede Nacht oder jeden Montagmorgen.
- Über einen Webhook, wenn ein anderes System sich meldet. Der Workflow kann darauf auch antworten.
- Bei einem Ereignis in Caymland M4, zum Beispiel wenn ein Kontakt gespeichert wird.
- Aus einem anderen Workflow heraus, als Unter-Workflow.
Was dazwischen passiert
Den Ablauf setzen Sie im Baukasten zusammen und sehen dabei jederzeit, welche Daten an welcher Stelle ankommen. Die Bausteine decken ab, was ein Datenfluss braucht:
- Holen und übergeben. Daten aus einem anderen System lesen, Daten dorthin schreiben, Zustände abfragen.
- Prüfen und verzweigen. Bedingungen, mehrfache Verteilung auf verschiedene Wege, und das Wiederzusammenführen danach.
- Umformen. Felder setzen, umbenennen, Datensätze filtern, sortieren, begrenzen, aufteilen, zusammenfassen und Doppelte entfernen, bis die Daten die Form haben, die das nächste System erwartet.
- Zeit steuern. Warten, bis etwas bereit ist, oder einen Ablauf zu einer festen Zeit fortsetzen.
- Wiederverwenden. Wiederkehrende Teile einmal bauen und als Unter-Workflow überall einsetzen.
Angebunden wird jedes System, das eine Schnittstelle anbietet. Für gängige Dienste stehen fertige Anschlüsse bereit, und diese Auswahl wächst laufend.
Wenn etwas schiefgeht
Eine Automatisierung, die im Stillen scheitert, ist schlimmer als keine. Deshalb entscheiden Sie Schritt für Schritt, was bei einem Fehler geschehen soll: erneut versuchen, trotz Fehler fortfahren oder den Lauf anhalten.
Jeder Lauf wird festgehalten: wann er gestartet ist, wie lange er gedauert hat, was bei jedem Schritt hinein- und herausgegangen ist, und zwar mit den echten Daten. Einen Lauf können Sie wiederholen, statt den Fehler nachzustellen.
Zugänge liegen nicht im Workflow
Die Zugangsdaten zu fremden Systemen werden getrennt verwaltet. Wer einen Workflow bearbeitet, sieht sie nicht. Und wer einen Zugang bearbeitet, überschreibt das gespeicherte Geheimnis nicht aus Versehen, solange er es nicht ausdrücklich ersetzt.
So sieht das im Alltag aus
Die nächtliche Liste. Jede Nacht werden die Buchungen des Vortags aus dem Fachsystem geholt, auf die relevanten reduziert und als Kontakte aktualisiert.
Der Eingang von aussen. Ein anderes System meldet per Webhook eine Vertragsunterschrift. Der Workflow prüft, ordnet zu und setzt die Phase des Kontakts.
Die Benachrichtigung. Überschreitet ein Vorgang einen Betrag, geht eine Nachricht an den zuständigen Kanal, bevor jemand danach fragen muss.
Der Abgleich. Zwei Systeme führen dieselben Kunden. Ein Workflow vergleicht sie regelmässig und meldet, wo sie auseinanderlaufen.
Fragen & Antworten
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu den Kampagnen?
Kampagnen führen Menschen durch Ihre Kommunikation: wer bekommt wann welche Nachricht. Workflows führen Daten durch Ihre Systeme: was passiert mit einer Bestellung, einem Formulareingang, einer nächtlichen Liste. Beides bleibt bewusst getrennt, damit eine Automatisierung im Hintergrund nicht aus Versehen Ihre Kundenkommunikation verändert.
Brauchen wir dafür ein zusätzliches Automatisierungswerkzeug?
Nein. Die Workflows sind Teil von Caymland M4. Auslöser, Knoten, Zugänge und Ausführungshistorie liegen im selben System wie Ihre Kontakte, und es gibt keinen weiteren Anbieter, der Ihre Daten zu sehen bekommt.
Was kann ein Workflow mit einem fremden System tun?
Alles, was dessen Schnittstelle erlaubt: Daten holen, Daten schreiben, Zustände prüfen. Der Aufruf wird im Workflow zusammengesetzt, die Antwort steht den folgenden Schritten als Daten zur Verfügung. Für gängige Dienste gibt es fertige Anschlüsse, jedes weitere System erreichen Sie über einen direkten Aufruf seiner Schnittstelle.
Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?
Das bestimmen Sie je Knoten: erneut versuchen, trotz Fehler fortfahren oder den Lauf anhalten. Jeder Fehlschlag steht in der Ausführungshistorie, mit den Daten, die zu ihm geführt haben, und der Lauf lässt sich danach wiederholen.
Wo liegen die Zugangsdaten zu den fremden Systemen?
In einem eigenen Bereich, getrennt vom Workflow selbst. Wer einen Workflow bearbeitet, sieht die hinterlegten Geheimnisse nicht, und das Bearbeiten eines Zugangs überschreibt ein gespeichertes Geheimnis nicht, solange es nicht ausdrücklich ersetzt wird.
Können Workflows sich gegenseitig aufrufen?
Ja. Ein Workflow kann einen anderen als Unter-Workflow ausführen und dessen Ergebnis weiterverarbeiten. So lassen sich wiederkehrende Teile einmal bauen und überall einsetzen.
Der Unterschied in einem Satz
