Vertragsmanagement

Der teuerste Vertrag ist der, an den niemand gedacht hat

Ein Rahmenvertrag verlängert sich stillschweigend um ein Jahr, weil die Kündigungsfrist verstrich. Ein Wartungsvertrag läuft aus, ohne dass jemand ein Verlängerungsangebot gemacht hat. Eine Preisanpassung wird vergessen, weil sie in einem Nebensatz auf Seite vier stand.

Der Schaden entsteht selten durch schlechte Verträge. Er entsteht durch Fristen, die niemand im Blick hatte.

Caymland M4 verwaltet Verträge dort, wo auch der Kunde ist.

Verträge am richtigen Ort

Ein Vertrag gehört zu einem Kunden, nicht in einen Ordner auf einem Laufwerk.

• Verknüpft mit Kontakt und Firma, mit allen beteiligten Personen und ihren Rollen.
• Mit Vertragstyp, Laufzeit, Werten und Währung, damit sich danach filtern und auswerten lässt.
• Mit Status, der den tatsächlichen Stand abbildet: in Verhandlung, aktiv, gekündigt, ausgelaufen.
• Mit Dokumenten in Versionen, damit nachvollziehbar bleibt, welche Fassung wann galt.
• Mit Notizen und Verlauf, damit das Wissen nicht bei einer Person bleibt.
• Mit Checklisten für alles, was zu einem Abschluss oder einer Verlängerung dazugehört.

Fristen, die sich selbst melden

Das ist der eigentliche Kern.

Sie hinterlegen Laufzeiten und Fristen, und das System erinnert. Nicht einmal, sondern in der Kadenz, die Sie brauchen: 90 Tage vorher an den Betreuer, 60 Tage vorher an die Leitung, 30 Tage vorher an alle.

Und weil das im selben System liegt, in dem auch Ihre Kampagnen laufen, kann aus einer Erinnerung ein ganzer Ablauf werden: E-Mail an den Kunden, Aufgabe für den Betreuer, Brief mit Verlängerungsangebot, Nachfassen, Rückmeldung dokumentieren.

Aus einem Fristenkalender wird ein Prozess, der tatsächlich läuft.

Der Überblick, den die Leitung braucht

• Welche Verträge laufen im nächsten Quartal aus?
• Welches Volumen steht zur Verlängerung an?
• Wo hat der Verlängerungsprozess begonnen und wo nicht?
• Welche Kunden haben mehrere Verträge und welche nur einen?
• Wie entwickelt sich unser wiederkehrendes Geschäft?

All das sind Berichte und Dashboard-Ansichten, keine Rundmails an die Kollegen.

Sichtbar auf einem Board

Für die tägliche Arbeit lässt sich der Bestand als Board darstellen: Spalten für Ihre Phasen, Karten für Verträge, verschieben statt Felder ausfüllen. Ein Blick genügt, um zu sehen, wo etwas liegen bleibt.

So sieht das im Alltag aus

Der Wartungsvertrag. 90 Tage vor Ablauf startet automatisch die Verlängerungsstrecke. Der Betreuer bekommt eine Aufgabe mit dem gesamten Kontext: bisherige Laufzeit, Volumen, Servicefälle, letzte Kontakte. Der Kunde bekommt ein Angebot, das seine Zahlen bereits enthält.

Die Ausschreibung. Verhandlungsstände liegen als Versionen vor. Sechs Monate später lässt sich zweifelsfrei sagen, welche Fassung unterschrieben wurde.

Der Wechsel im Team. Die Nachfolge übernimmt nicht nur die Verträge, sondern auch den Verlauf, die Notizen und die anstehenden Fristen.