Outlook-Add-in

Kundenwissen, genau dort, wo Sie antworten

Der Grossteil der Kundenkommunikation im Vertrieb und im Service läuft nicht über Kampagnen, sondern über Outlook. Eine Anfrage kommt rein, jemand antwortet, und das Wissen darüber bleibt im Postfach dieser einen Person.

Genau dort fehlt es dann: im Profil, in der nächsten Kampagne, bei der Kollegin, die den Kunden nächste Woche anruft.

Das Outlook-Add-in holt Caymland M4 in den Posteingang. Neben jeder Mail sehen Sie, wer schreibt und was ihn interessiert. Und mit einem Klick landet die Mail dort, wo sie hingehört.

Wer schreibt, bevor Sie antworten

Öffnen Sie eine Mail, zeigt der Aufgabenbereich den Kontakt aus Caymland M4:

• Name, Firma, Position, Telefon, Ort und Land
• Die Phase, in der er sich gerade befindet, und wann er zuletzt aktiv war
• Seine stärksten Interessen, als Punkte je Kategorie in ihren Farben. Nicht „84 Punkte“, sondern „Wandern, Familie, Wellness“.
• Ein Klick öffnet das ganze Profil in Caymland M4

Den Bereich können Sie anheften, damit er beim Durchgehen der Mails offen bleibt. Sie antworten nicht mehr blind, sondern mit dem Wissen, das Ihr Marketing über diesen Menschen gesammelt hat.

Eine Mail, ein Klick, im Verlauf

„E-Mail übertragen“ legt eine empfangene Mail im Kontaktverlauf des Absenders ab, mit allen Anhängen. Gibt es den Kontakt noch nicht, wird er angelegt. Überträgt jemand dieselbe Mail ein zweites Mal, entsteht kein Doppel, und der Aufgabenbereich zeigt, dass sie schon da ist.

So wird aus der Anfrage im persönlichen Postfach ein Eintrag, den das ganze Team sieht und den Ihre Kampagnen berücksichtigen können.

Gesendet und erfasst

Beim Schreiben schalten Sie für eine Nachricht „Tracking beim Senden“ ein. Beim Senden passiert dann alles von selbst:

• Fehlende Kontakte werden angelegt.
• Die Mail steht im Verlauf jedes Empfängers.
• Anhänge werden mit abgelegt.
• Ob die Mail geöffnet wurde, zeigt der Aufgabenbereich später an. Ihre eigenen Blicke in „Gesendete Elemente“ zählen dabei nicht.

Das Tracking bremst das Senden nie. Outlook verschickt die Mail in jedem Fall, und die Erfassung läuft im Hintergrund mit.

Überall, wo Ihr Team Outlook nutzt

Das Add-in läuft in Outlook im Web, im neuen und im klassischen Outlook für Windows und im neuen Outlook für Mac. Es ersetzt die frühere Erweiterung, die nur unter Windows lief.

Eingerichtet wird es einmal zentral: Ihre IT lädt das Manifest aus Caymland M4 herunter und verteilt das Add-in über das Microsoft 365 Admin Center an alle, die es brauchen. Jede Person meldet sich danach mit ihrem eigenen Caymland-M4-Konto an. Erfasste Mails sind der Person zugeordnet, die sie übertragen hat.

Datenschutz, der mitdenkt

• Nur was Sie wählen. Übertragen wird eine Mail, wenn Sie sie übertragen, und eine gesendete Mail nur, wenn Sie das Tracking dafür einschalten. Der Rest Ihres Postfachs bleibt in Outlook.
• Kein Dritter dazwischen. Caymland M4 stellt das Add-in selbst bereit.
• Anhänge sind nur über signierte Links abrufbar.
• Eigene Rechte bestimmen, wer das Add-in einrichten und wer es nutzen darf.

Das Adressbuch gleich mit

Zum Add-in gehört eine Synchronisierung mit Ihrem Microsoft-365-Verzeichnis. Sie übernimmt Mitarbeitende oder ausgewählte Gruppen als Kontakte, mit Feldern, die Sie selbst zuordnen. Gruppenmitgliedschaften werden auf Wunsch zu Tags. So entstehen Zielgruppen wie „alle Mitarbeitenden“ oder eine je Verteilerliste, ohne dass jemand eine Liste exportiert. Die Synchronisierung läuft auf dem Server, auch wenn niemand Outlook geöffnet hat.

So sieht das im Alltag aus

Die Reiseberaterin. Eine Anfrage für eine Gruppenreise kommt per Mail. Noch vor der Antwort sieht sie: Die Absenderin hat dreimal die Familienangebote besucht und den Wanderkatalog geladen. Die Antwort passt, und mit einem Klick steht die Anfrage samt Teilnehmerliste im Profil.

Der Key-Account-Manager. Er verschickt eine Offerte direkt aus Outlook, mit eingeschaltetem Tracking. Zwei Tage später zeigt der Aufgabenbereich: geöffnet. Er ruft an, solange das Thema frisch ist.

Die interne Kommunikation. Das Microsoft-365-Verzeichnis wird täglich abgeglichen, jede Verteilerliste wird zum Tag. Der Mitarbeitenden-Newsletter geht an ein Segment, das sich selbst aktuell hält.