Dokumente

Für jede Person ihre eigene Unterlage

Nach einem guten Gespräch soll etwas folgen: eine Broschüre, eine Offerte, ein Brief. Meist ist es dann doch das Standard-PDF, weil eine persönliche Fassung Stunden in Word oder einem Layoutprogramm kostet. Und ob die Unterlage je geöffnet wurde, weiss danach niemand.

Dokumente lösen das in Caymland M4. Sie gestalten eine Vorlage einmal, und für jeden Kontakt entsteht daraus sein eigenes PDF: mit seinen Daten, in Ihrer Marke und mit Links, die Ihnen sagen, wer darin klickt.

Gestaltet im Seiten-Editor

Dokumente entstehen im selben Editor wie Ihre E-Mails, aber seitengenau: Was Sie im Editor sehen, druckt das PDF. Seitenumbrüche setzen Sie selbst, dunkle Seiten reichen bis an den Rand des Blatts.

• Arten: Broschüre, Offerte, Flyer, Brief, Datenblatt und Postkarte, im Hoch- oder Querformat.
• Startvorlagen: eine persönliche Broschüre mit zehn Seiten (Cover, persönlicher Brief, Vorstellung, Module, Kundenstimme, nächste Schritte und Rückseite), ein Geschäftsbrief, eine Postkarte und ein leeres A4-Blatt.
• Aus Word importieren: Eine Word-Datei (.docx) wird zum Startpunkt. Text, Bilder und Tabellen werden übernommen, das Layout stellen Sie im Editor fertig. Bestehende Serienbriefe übernimmt Caymland M4 als Briefe.
• Eigene Vorlagen legen Sie neben die Startvorlagen und finden sie in der Galerie nach Art wieder.

In Ihrer Marke

Jedes Dokument startet in der Marke seiner Kategorie: Logo für hellen oder dunklen Grund, Farben und Schriften. Mit «Marke anwenden» bringen Sie bestehende Dokumente auf den neuen Stand.

Der Geschäftsbrief folgt den Regeln Ihrer Korrespondenz: Adressfeld für Fensterkuverts, Ort und Datum ausgeschrieben, Anrede, Grussformel in der Sprache des Dokuments, die Signatur der zuständigen Ansprechperson und ein Brieffuss mit Bank, IBAN, Handelsregister und MWST-Nummer.

Texte aus Ihrem Headless CMS setzen Sie direkt ein, etwa eine Kundenstimme oder die Beschreibung einer Leistung. Ändern Sie den Text im CMS, steht er beim nächsten PDF richtig.

Persönlich für jeden Kontakt

In der Vorschau wählen Sie einen Kontakt, und das Dokument zeigt seine Daten. Mit «PDF erzeugen» entsteht seine Ausfertigung.

• Platzhalter für alles, was zählt: Felder des Kontakts, seine Firma mit Adresse, die Ansprechperson mit Telefon, Mobile und Buchungslink, Datum und Ort. Die Anrede passt sich an, förmlich oder persönlich.
• Individuell bearbeiten: Braucht ein Kontakt noch einen eigenen Absatz, öffnen Sie seine Fassung im Editor, ohne die Vorlage zu ändern.
• Geprüft vor dem Versand: Seitenzahl, klickbare Links, Textebene, Grösse für den Mail-Anhang und Anzahl der QR-Codes stehen bei jeder Ausfertigung.
• Abgelegt beim Kontakt: Das PDF erscheint in seinem Reiter «Dokumente» und im Verlauf als «Dokument erzeugt».
• Begleitmail mit einem Klick: Caymland M4 legt eine Mail mit dem PDF im Anhang an, mit Anrede und Grussformel der Marke. Versendet wird sie erst, wenn Sie es aus dem Kontakt tun.

Jeder Link und jeder QR-Code gehört zu einer Person

Das QR-Werkzeug ziehen Sie direkt aus dem Editor auf die Seite, in Ihrer Farbe und mit wählbarer Fehlerkorrektur. Beim Erzeugen wird jeder Link und jeder QR-Code für diesen Kontakt signiert.

Scannt die Person den Code oder klickt sie einen Link, erscheint das in ihrem Verlauf als «Link aus Dokument geöffnet». Klicks von angemeldeten Nutzern und aus Rechenzentren zählen nicht. Je Dokument sehen Sie, wie viele Ausfertigungen erstellt und wie viele geklickt wurden, und in der Kontaktliste finden Sie genau die Personen, die ein Dokument erhalten oder darin geklickt haben. So wird aus Papier ein Kanal, den Sie messen und mit Kampagnen weiterführen.

Eine Serie für ein ganzes Segment

Im Reiter «Serie» wählen Sie ein Segment, und Caymland M4 erzeugt im Hintergrund für jede Person ihre Ausfertigung, mit ihren Daten und ihren persönlichen Links, genau wie bei einer einzelnen Erzeugung. Den Fortschritt sehen Sie laufend. Das Ergebnis laden Sie als ZIP mit einer Datei pro Kontakt oder als ein PDF zum Drucken.

Mit dem Assistenten

Der KI-Assistent legt Dokumente an, erstellt eine persönliche Kopie für einen Kontakt oder passt Texte an. Er zeigt zuerst eine Vorschau und speichert erst nach Ihrer Bestätigung. Einen Brief legt er aus der Briefvorlage Ihrer Marke an und formatiert ihn, ohne an Ihren Worten zu drehen. Über die MCP-Schnittstelle können das auch Ihre eigenen KI-Werkzeuge.

Sicher und nachvollziehbar

• Persönliche PDFs sind nie öffentlich: Sie liegen beim Kontakt und dienen als Mail-Anhang, ohne öffentliche Adresse.
• Fassungen: Jede Ausfertigung hält fest, aus welcher Fassung der Vorlage sie stammt. Wurde die Vorlage seither geändert, sehen Sie das und erzeugen das PDF neu.
• Versionen: Wie bei E-Mails und Seiten bleibt jede gespeicherte Fassung erhalten.
• Rechte: Wer Dokumente sehen, bearbeiten oder erzeugen darf, legen Sie über Rollen und Kategorien fest.

Postkarten inklusive

Postkarten sind eine eigene Art der Dokumente: Vorderseite im Editor gestaltet, Rückseite mit Text und Absender, erzeugt als druckfertiges Bild für jede Person. Gedruckt und verschickt werden sie über die Post, mehr dazu bei den Postkarten.