Dateiverwaltung

Die Datei, die alle suchen, liegt in vier Versionen auf drei Laufwerken

Logo_final.png. Logo_final_v2.png. Logo_final_NEU_verwenden.png.

Jedes Unternehmen kennt das. Und es ist mehr als ein Ärgernis: Es bedeutet, dass irgendwo eine alte Preisliste im Umlauf ist, dass das Logo von vor dem Rebranding noch in einem Newsletter steht und dass niemand mit Sicherheit sagen kann, welche Fassung die richtige ist.

Caymland M4 gibt Ihren Dateien einen Ort.

Bilder und Medien für Ihre Kommunikation

Alles, was in E-Mails, auf Landingpages und in Inhalten verwendet wird, liegt in einer zentralen Bibliothek.

• Ordnen in einer Struktur, die zu Ihnen passt, mit Suche und Vorschau.
• Ersetzen statt neu hochladen. Sie tauschen ein Bild aus, und es ändert sich überall, wo es eingebunden ist. Ein einziger Vorgang statt einer Suchaktion.
• Verwendungsnachweis. Vor dem Löschen sehen Sie, wo eine Datei überall verwendet wird. Damit verschwinden Bilder nicht mehr aus Seiten, von denen niemand wusste.
• Umbenennen, ohne dass Verweise brechen.
• Direkt im Editor verfügbar, statt jedes Mal vom Rechner hochzuladen.

Dokumente, die zu Kontakten und Firmen gehören

Verträge, Offerten, Protokolle, Nachweise. Solche Dokumente gehören nicht in eine allgemeine Ablage, sondern zu dem Kunden, um den es geht.

• Zuordnung zu Kontakten und Firmen, damit alles am richtigen Ort liegt.
• Versionen, damit die Bearbeitung nachvollziehbar bleibt und ältere Stände nicht verloren gehen.
• Zusatzinformationen wie Typ, Gültigkeit oder Zuständigkeit, nach denen sich filtern lässt.
• Zugriffsrechte, damit nicht jeder alles sieht.
• Bearbeitung im Browser für Office-Dokumente über angebundene Dienste, ohne Herunterladen und Wiederhochladen.

Downloads, die Sie auswerten können

Manche Dateien sind Teil Ihres Marketings: das Whitepaper, der Prospekt, die technische Dokumentation.

Solche Dateien stellen Sie gezielt bereit und sehen dann nicht nur, wie oft heruntergeladen wurde, sondern von wem. Jeder Download landet in der Chronik des Kontakts, vergibt auf Wunsch Punkte und kann eine Automatisierung auslösen.

Damit wird aus einem PDF ein Signal: Wer sich die technische Dokumentation herunterlädt, ist in einer anderen Phase als jemand, der die Imagebroschüre ansieht.

Speicherort nach Ihren Vorgaben

Dateien können lokal im System oder in einem angebundenen Cloud-Speicher liegen. Für grosse Medienbestände oder bestehende Speicherinfrastrukturen ist das der Unterschied zwischen "geht" und "geht gut".

So sieht das im Alltag aus

Der Rebrand. Das neue Logo wird einmal ersetzt. Alle E-Mail-Vorlagen, Landingpages und Inhalte zeigen es sofort. Niemand muss dreissig Vorlagen durchgehen.

Die Offerte. Das Angebot liegt beim Kontakt, in der aktuellen Fassung, mit den vorherigen Ständen daneben. Auch wenn der zuständige Betreuer nicht da ist.

Das Whitepaper. Nach drei Wochen zeigt die Auswertung, welche Firmen sich die Dokumentation angesehen haben. Der Vertrieb weiss, wo er anrufen sollte.